Работа любой компании связана со сбором и хранением данных. При этом необходимо обеспечить достаточную защиту этой информации, особенно, если речь идёт о персональных данных. В статье разберём, как лучше организовать электронный архив.
Почему нужно хранить данные
Ответ простой – того требует законодательство. Если компания ведёт официальную деятельность, то документооборот регламентируется государством. Контролирующие органы могут требовать для проверок накладные и счета, документы подтверждают ведение коммерческой деятельности и необходимы для уплаты налогов.
По закону хранить документы следует пять лет. Причём это касается как бумажных, так и электронных документов. Причём хранить их в электронном виде намного удобнее. Бумажные документы требуют физической площади, легко представить объёмы, которые могут скопиться за несколько лет. К тому же, минус бумажного архива в его уязвимости. Наводнение или пожар способны уничтожить всю базу. Электронная документация не требует коробок и шкафов, а искать нужный документ проще на порядок. Но возникает другой вопрос: какое место хранения выбрать? Будет ли это свой сервер или стоит перенести данные в облако?
Как организовать электронный архив
Как уже говорилось выше, хранение электронных документов должно быть безопасным. Для архива потребуется хорошо подготовленная ИТ-инфраструктуры. Вы можете выбрать собственное локальное хранилище или воспользоваться услугами облачного провайдера. О преимуществах и недостатках обоих вариантов поговорим позднее. Главное – высокая защищённость, стабильная работа и доступность.
Электронный архив требуется многим службам, поэтому доступ к документам должен быть удобным и быстрым, поиск - простым, а также должна быть возможность вывода бумаги на печать.
Для крупных компаний, когда филиалы располагаются в разных зданиях или даже в разных городах, электронный архив позволяет объединить все данные в одном месте и дать туда доступ сотрудникам из разных подразделений.
Электронный архив практически по всем пунктам удобнее бумажного:
- Искать документы можно в разы быстрее,
- Можно сэкономить на специалистах по работе с бумажной документацией,
- Снижается риск дублирования и утери документов,
- Упрощается взаимодействие между удаленными филиалами,
- Удобное структурирование, автоматизация.
Облачный архив VS локальный
Многие компании по инерции хранят свои базы на локальных серверах. На первый взгляд такое решение кажется более простым и надёжным, ведь архив буквально находится под рукой. Но у такого решения много минусов. Главный состоит в том, что мало какая организация способна обеспечить достаточный уровень безопасности.
Здесь и опасность получения физического доступа – в большинстве компаний доступ в серверную может получить даже посторонний, и отсутствие резервного копирования в геоудалённое хранилище. Защита от взлома тоже чаще всего реализована недостаточно эффективно.
Кроме того, собственная серверная – это всегда капитальные затраты. Требуется закупать оборудование, модернизировать его в будущем, ремонтировать или заменять в случае неисправностей.
Используя облако, вы платите только за аренду реально используемых мощностей. При этом в любой момент можно повысить потребление ресурсов. Кроме того, провайдер обеспечивает высокую доступность, дублирование данных в геоудалённый ЦОД. В штате имеются специалисты по информационной безопасности, которые позаботятся о защите данных согласно текущему законодательству.
Выбор облачного провайдера
Провайдер, которому вы доверите свои базы данных, должен предлагать масштабируемое, доступное облако, резервное копирование с возможностью оперативного восстановления в случае сбоев, надёжную физическую защиту серверов и средства информационной безопасности.
Cloud4Y предлагает услугу «Архивное хранилище» – безопасное и недорогое облачное решение для хранения данных компании. Облачное хранилище соответствует требованиям законодательства в области защиты данных. Вы сможете хранить нормативные документы и архивы, данные для анализа научных экспериментов, долгосрочные резервные копии, видео, истории болезней пациентов и многое другое
