G suite — это сервис от Google, который позволял организациям использовать решения Google в своих доменах на базе ежемесячной подписки. Первоначально служба называлась «Google Apps для вашего домена». Позже её переименовали в «Google Apps», а в 2016 году — в «G Suite». Позднее G suite несколько изменился и получил новое название — Google Workspace.
Что такое Google Workspace
Сервис позволяет бизнесу использовать набор облачных инструментов вместо локальных решений. Получается, что сервисы Google становятся основой бизнес-процессов компании разного уровня — стартапов, учебных заведений, небольших команд и крупных предприятий.
В исходный набор инструментов входили входили Gmail, Google Talk, Google Calendar и Google Page Creator. Позднее добавились Документы Google, Таблицы, Слайды, Формы, Google Диск, Google Chat и Meet.
Фактически все сервисы и так доступны бесплатно, но в рамках платного Google Workspace они дают больше возможностей, повышая производительность труда и обеспечивая эффективную совместную работу в Google.
Существует несколько моделей подписки на Google Workspace, отвечающие разным потребностям организаций. В 2022 году действуют следующие тарифы:
Преимущества Google Workspace
- Удобная почта. Google Workspace позволяет сотрудникам заводить собственные учётные записи Gmail с доменным именем компании (пример: andrey@cloud4y.com). При этом вы получаете улучшенную версию онлайн-почтового клиента, которым вы, вероятно, уже пользуетесь. Улучшенную — и без рекламы.
- Расширенный календарь. Одним из преимуществ использования Google Календаря в Google Workspace является возможность создания нескольких календарей, доступных всем сотрудникам вашей компании (или даже группе пользователей). Например, вам может понадобиться групповой календарь для регулярных собраний или празднований ДР коллег. Прикрепление всех ваших сотрудников к одной организации делает подобные задачи ещё проще по сравнению с бесплатной версией.
- Google Диск. Вы получаете удобный и простой поиск файлов в облачном хранилище, а также возможности совместной работы с коллегами в Документах, Таблицах и Презентациях. Базовые планы Google Workspace предусматривают 30 ГБ хранилища для каждого сотрудника. Подписки более высокого уровня предоставляют неограниченное хранилище, поэтому у вас всегда будет достаточно места для ваших файлов. А если у вас небольшая команда с числом пользователей менее 5, вы получаете только 1 ТБ на пользователя.
- Документы. Документы Google и электронные таблицы, созданные непосредственно в Google Workspace, не учитываются в вашем объеме хранилища. Вы можете импортировать документы Google в WordPress, создавать и редактировать текстовые документы и электронные таблицы прямо в вашем браузере. Мгновенное редактирование файлов Microsoft Word, Excel и PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). С февраля 2018 года вы можете работать с файлами Microsoft Office без необходимости автоматического преобразования в формат Google. Ваши файлы вы можете экспортировать в сторонние форматы. Это упрощает совместную работу с другими людьми или компаниями и позволяет отправлять файлы туда и обратно без необходимости установки или покупки дополнительного ПО.
- Google Keep. Этот инструмент для ведения заметок может стать удобным способом сохранить часто задаваемые вопросы от клиентов в одном удобном месте, чтобы ответственные сотрудники могли видеть эти вопросы. Создавайте списки дел, заметки и устанавливайте напоминания, чтобы оставаться в курсе событий. Все синхронизируется на ваших устройствах, так что самое важное всегда под рукой. Легко делитесь ими со своей командой и архивируйте их, когда закончите.
- Консоль администратора Google Workspace. Консоль Позволяет чётко управлять своей учётной записью. В одном окне вы можете делать всё — добавлять новых пользователей и группы, управлять устройствами, настраивать параметры безопасности (например, 2-факторную аутентификацию), добавлять новые Gmail-учётки для доменов новых сотрудников.
- Google чат. Это выделенное групповое рабочее пространство с индивидуальным и групповым чатом. Google чат включен бесплатно во все планы Google Workspace.
- Google Meet. Google Meet упрощает видеозвонки и конференции. Meet полностью интегрирован с Google Workspace, поэтому вы можете присоединяться к собраниям непосредственно из календаря событий или приглашения по электронной почте. Если вы используете корпоративную версию Google Workspace, то можете звонить, когда люди находятся в дороге или, возможно, без доступа в интернет.
Недостатки Google Workspace
У решения не так много недостатков, но кое-какие проблемы всё же есть. Первая и главная сложность — процесс покупки Google Workspace. Напрямую купить подписку может быть трудно, придётся платить валютой, а бухгалтерии сложно получить от Google необходимые по закону отчётные документы (счета, акты). Есть и другие сложности:
- Google Workspace полностью зависим от интернета, никакого дополнительного софта не ставится. Если вы привыкли пользоваться Microsoft Office, то, вероятно, обнаружите, что Google Docs и Sheets не столь эффективны.
- Облачный Office 365 уверенно завоёвывает корпоративный рынок, в то время как Google Workspace ещё не может похвастаться успешностью.
- Office 365 предлагает больше места для хранения с места. Недостаток спорный, поскольку Google Workspace предлагает неограниченное хранилище, если вы перейдёте на более высокие тарифные планы.
