Электронная почта – важнейший инструмент бизнеса для общения сотрудников внутри компании и с клиентами. Поэтому к ней предъявляется множество требований относительно удобства использования и информационной безопасности. Выбор облачных сервисов широк, поэтому подобрать решение может быть непросто. В статье рассмотрим основные шаги и критерии, которые помогут выбрать облачное решение для бизнеса и настроить его так, чтобы он полностью отвечал рабочим потребностям.
Важные критерии при выборе корпоративной почты
Для начала разберём, на что обратить внимание при выборе.
Инструменты
Почтовый клиент должен предоставлять не только базовые функции, такие как отправка и прием писем, но и дополнительные возможности. Это позволит оптимизировать рабочий процесс. Необходимые функции:
- Календарь, планирование: Интегрированный календарь упростит организацию рабочего времени и напомнит о важных встречах.
- Задачи, напоминания: Эти инструменты помогут сотрудникам своевременно выполнять заданиями.
- Контакты, адресная книга сделают процесс коммуникации более эффективным, сотрудником не нужно будет тратить время на поиск нужных адресов и телефонов.
- Фильтрация, сортировка: позволяют создавать правила для автоматической фильтрации и сортировки писем, что облегчит работу с почтой.
Интеграция с другими приложениями
Организации широко используют различные приложения и сервисы для управления бизнес-процессами. Важно, чтобы выбранный облачный корпоративный e-mail легко интегрировался с CRM-системами, учетными программами, облачным хранилищем данных и другими инструментами.
Безопасность
Защита личной информации - приоритет для любой компании. По e-mail пересылают договоры, документы, содержащие коммерческую тайну, и тому подобное. Соответственно, выбирая облачную почту, стоит убедиться, что она предоставляет:
- Шифрование: поддерживает шифрование трафика между сервером и клиентом, а сами письма также хранятся в зашифрованном виде.
- Антивирус: сервис должен обеспечивает антивирусную защиту, фильтрацию спама.
- Двухфакторная аутентификация: Этот механизм обеспечивает дополнительный уровень безопасности за счёт того, что вход в аккаунт становится двуступенчатым.
- Управление доступом: Возможность управлять правами доступа к почтовым ящикам.
Масштабируемость
Рано или поздно, ваша компания будет расширяться. Учитывайте это при выборе корпоративного e-mail, система должна легко расширяться, чтобы при необходимости вы могли быстро добавить количество ящиков сотрудников и добавить новый функционал.
Служба поддержки
Профессиональная служба поддержки почтового провайдера должна быть всегда доступна, если у вас появились вопросы или произошёл сбой в работе. Кроме того, желательно, чтобы провайдер предоставил документацию для обучения пользователей.
Стоимость
Стоит учитывать как начальные затраты, так и периодические платежи. Сравните различные тарифы, опции, чтобы найти наилучшее соотношение цены и функций.
Регулярные обновления и поддержка
Выбранный провайдер должен регулярно обновлять, а также улучшать свой продукт. Это поможет вовремя устранять ошибки и уязвимости, обеспечивать новые современные функции.
Процесс выбора облачной почты
Для поиска облачного e-mail, можно воспользоваться изложенным ниже порядком действий:
Шаг 1: Определение потребностей бизнеса
Один и тот же почтовый провайдер может быть как идеальным попаданием, так и абсолютно неудобным. Всё зависит от особенностей конкретного бизнеса. Каждая компания уникальна, она может иметь свои особые требования, ограничения. Оцените свой бизнес по следующим критериям.:
-
Размер компании: Сколько сотрудников у вас в штате, сколько из них будет пользоваться почтой? Это важно для выбора тарифного плана, который зависит от количества пользователей.
-
Функциональные требования: Какие функции e-mail вам необходимы? Например, вам может потребоваться календарь, контакты, задачи, дополнительная интеграция с другими приложениями.
-
Безопасность: Какие меры безопасности вы считаете необходимыми? Обычный набор для сохранности данных: шифрование, двухфакторная аутентификация, антивирусная защита.
-
Совместная работа: Если сотрудников в компании много, целые группы людей работают над единым проектом, сам может потребоваться возможность совместной работы над документами, задачами.
-
Собственный домен: Хотите ли вы иметь собственное доменное имя (например, ваша_компания.com) или предпочитаете использовать домен, предоставленный поставщиком?
Шаг 2: Рассмотрение вариантов
После определения потребностей бизнеса можно приступать к рассмотрению различных почтовых сервисов. Ниже приведены некоторые из наиболее известных:
-
Google Workspace (ранее G Suite): Это один из самых известных сервисов, предоставляемых Google. Он включает в себя Gmail, Google Календарь, Google Диск и другие инструменты.
-
Microsoft 365 (ранее Office 365): Это решение от Microsoft, которое включает в себя Outlook, Microsoft Календарь, OneDrive и множество других инструментов.
-
Яндекс.Почта для бизнеса. Ранее бесплатное, но теперь платное предложение, доступное на всех платформах. Понятный интерфейс, антивирусная защита, антиспам. Доступно подключение дополнительного дискового пространства.
-
Mail.ru для бизнеса. Можно пользоваться бесплатно, если не смущает реклама. Доступен безлимитный объём ящика, «Антивирус Касперского». В платной версии дополнительно доступен календарь, корпоративный мессенджер, облако для рабочих групп.
Шаг 3: Сравнение функционала и цен
После того, как вы выбрали несколько вариантов, приходит время сравнить функционал, цены. Можно использовать следующие критерии сравнения:
-
Функции: Проверьте, какие функции предоставляют различные провайдеры. Убедитесь, что у каждого выбранного есть всё необходимое.
-
Стоимость: Оцените стоимость использования решения для вашей компании. Учтите как начальную стоимость, так и периодические платежи.
-
Интеграция: Узнайте, какие приложения и сервисы можно интегрировать с выбранным почтовым решением. Это может быть важным фактором, если у вас уже есть другие инструменты.
-
Безопасность: Подробно изучите меры безопасности, предоставляемые провайдером. Это включает в себя защиту от спама, вирусов, шифрование.
-
Масштабируемость: Подумайте о будущем росте вашей компании. Может ли выбранный сервис масштабироваться по мере увеличения числа сотрудников?
-
Служба поддержки: Убедитесь, что у выбранного провайдера есть качественная служба поддержки, которая сможет решить ваши проблемы в случае необходимости.
Шаг 4: Процесс миграции
Когда вы выбрали облачное решение, можно подготовиться к процессу миграции. Этот этап бывает сложным, стоит составить план, которому будете строго следовать. Основные шаги процесса миграции:
-
Резервное копирование данных: Перед началом миграции обязательно сделайте резервные копии всех важных данных, чтобы избежать потери информации.
-
Настройка DNS: Если вы используете собственный домен, убедитесь, что DNS записи правильно настроены.
-
Перенос почтовых ящиков: Мигрируйте ящики с текущего сервера на новый. Это может потребовать синхронизации большого объема данных.
-
Обучение сотрудников: Проведите обучение сотрудников по использованию нового решения, чтобы они могли максимально эффективно его использовать.
-
Тестирование и проверка: После миграции проведите тестирование, чтобы убедиться, что все работает корректно. Проверьте отправку, прием писем, календарь, контакты, другие функции.
Шаг 5: Настройки безопасности и управления
После успешной миграции компании на новый облачный почтовый сервис необходимо обеспечить его безопасность, а также эффективное управление. Необходимо выполнить:
- Настройку безопасности: Активировать все необходимые меры безопасности, такие как двухфакторная аутентификация, регулярное обновление паролей.
- Мониторинг и анализ: Установить системы, которые позволят выявить и предотвратить угрозы безопасности.
- Настройку управления доступом: Регулировать доступ сотрудников к почтовым ящикам и другим функциям.
- Регулярное обновление: Важно регулярно обновлять почту, а также все связанные с ней приложения, чтобы устранить уязвимости.
Чтобы самостоятельно не заниматься настройками, безопасностью и другими работами, связанными с корпоративной почтой, можно воспользоваться услугами облачного провайдера. В этом случае организация работы будет полностью взята на себя специалистами провайдера.
Корпоративная почта от Cloud4Y
Мы предлагаем услугу «Корпоративная почта Exchange в облаке». Это облачная электронная почта для бизнеса на базе MS Exchange, которая имеет встроенную защиту от спама и вирусов. Вы можете арендовать сервер целиком или просто выбрать фиксированное количество ящиков.
Используя услугу Cloud4Y, вы получите удобное решение, объединяющее электронную почту, календарь и менеджер задач. Система сразу будет готова к работе, она легко масштабируется и настраивается.
Заключение
Выбор и настройка облачной почты для бизнеса - важный этап повышения эффективности работы всей компании, а также сохранности данных. При правильном подходе и внимательном рассмотрении всех нюансов, вы сможете выбрать почтовый сервис, а потом успешно его внедрить в своём бизнесе. Не забывайте о регулярном обслуживании, обновлениях, чтобы ваш облачный e-mail всегда оставался надежным и актуальным.
