Как организовать удаленную работу в компании

После 2020 года дистанционная работа пришла даже в те компании, где раньше никогда не практиковалась. Оказалось, это не так страшно и даже может оказаться выгодным и удобным для всех сторон. Более того, «удалёнка» расширяет географию поиска новых квалифицированных кадров. Но есть и трудности. В статье мы поговорим, как организовать удаленную работу и исключить риски.

Общие принципы организации удаленной работы

Несмотря на очевидные плюсы, многие компании относятся к дистанционке с осторожностью. Да, людям не требуется выделять рабочее место, не всех сотрудников нужно трудоустраивать, а сами работники экономят время на дорогу и обеды, но усложняется контроль и мотивирование. О чём следует подумать, если решили перейти на дистанционную форму?

1. Техническое оснащение. Как вы будете вести бизнес: предоставите сотрудникам ресурсы (например, ноутбук или удалённый рабочий стол) либо предложите им пользоваться домашним оборудованием. Второй вариант подходит, если сотрудники не работают со специализированным софтом и секретными документами.
2. Методы контроля. Как вы будете следить за выполнением задач? Достаточно ли получить результат в срок, или может понадобиться отслеживание рабочего времени?
3. Готовность сотрудников. Если вы планируете переводить на «удалёнку» действующий штат, убедитесь, что у всех есть возможность работать вне офиса. Есть ли у сотрудников удобное рабочее место, стабильный интернет, спокойная обстановка? Обладают ли они достаточным уровнем самодисциплины.
4. Каналы связи. Люди не смогут общаться вживую, поэтому следует заранее решить, каким образом будет поддерживаться связь. Телефоны, мессенджеры, CRM система?
5. Правила. Обговорите правила взаимодействия на расстоянии. К примеру, постоянное нахождение на связи в рабочие часы, чёткая постановка задач, регулярный отчёт о состоянии проектов и другие.

В первое время возможны различные проблемы, ведь всё учесть невозможно. Но со временем их можно скорректировать, сделав дистанционную работу максимально эффективной.

Как управлять, мотивировать и организовывать сотрудников

Одна из главных проблем удалённой работы – взаимодействие с людьми на расстоянии. Вы не видите, что они делают, а значит, их сложно контролировать. С другой стороны, сами сотрудники могут ощущать себя в изоляции. Поэтому первым шагом к успешной «удалёнке» должно стать грамотное взаимодействие с людьми.

Как управлять и организовывать

Когда сотрудник сидит дома, вы не можете видеть, выполняет ли он задачи он, или пьёт чай, не знаете, когда он начинает рабочий день и когда его заканчивает. Поэтому дистанционная работа требует определенного уровня доверия от работодателя, а от сотрудника – моральной готовности и самодисциплины. Можно ввести систему учёта времени (программы Yaware Time Tracker, CrocoTime и другие), но это часто создаёт ненужное напряжение. Более эффективный вариант – постоянно быть на связи, держать сотрудника в курсе событий, обсуждать процесс выполнения задачи.

При переходе на «удалёнку» важно продумать организацию работы, как будут выставляться и приниматься задания. Можно обойтись и обычной таблицей в Гугл Документах, но лучше использовать специализированный инструмент управления проектами. Он даст наглядность и удобный контроль.

Возьмите за правило проводить планёрки, желательно со звонками по видеосвязи. Так каждый сможет ощутить себя частью дружной команды, а руководство будете отслеживать состояние рабочих процессов.

Как мотивировать

При дистанционном взаимодействии остаются те же методы мотивации: от материальной до моральных поощрений. Важно не «забросить» сотрудника, не допускать у него ощущения изолированности и ненужности. Постоянно поддерживайте общение, оставайтесь в курсе его проблем и забот. Обязательно давайте обратную связь по выполненным проектам, не забывайте хвалить за старания и инициативу.

Инфраструктура для обеспечения работы компании

Если в офисе вы можете обеспечить сотрудников компьютерами необходимой мощности и организовать безопасную работу, то с дистанционным доступом это сложнее. Особенно, когда сотрудник будет сидеть за домашним ПК.

О чём необходимо позаботиться?

1. Удалённое администрирование

На компьютерах сотрудников следует установить Teamviewer или его аналог, чтобы при необходимости помочь сотрудникам с софтом и другими проблемами.

2. Техническое оснащение

Не у всех дома стоят мощные компьютеры. Если вы не предоставляете работникам ноутбуки, хорошим решением будет создание удаленных рабочих столов с доступом к корпоративным ресурсам. Это позволит распределять мощности более грамотно, обеспечить информационную безопасность и обеспечить экономию бизнесу. Убедитесь, что у всех есть хорошая гарнитура для связи.

3. Интернет

Оговорите, что работать следует с домашнего интернета, а не с Wi-Fi в кафе. Мобильный интернет тоже мало подходит для бизнес-задач.

У каждого должен быть установлен необходимый для работы софт. Помимо основного ПО, которое требуется для решения конкретных задач сотрудника, необходим мессенджер для связи, почта, календарь, доступ в облако для обмена файлами.

Более подробно рассмотрим три основных решения для удаленного доступа, которые используются в Cloud4Y.

Облачный диск (FTP, NextCloud)

Если сотрудникам требуется совместная работа с документами и простой обмен файлами, компании часто прибегают к помощи таких популярных решений, как Google Disk, Dropbox, Яндекс.Диск, OneDrive и т.д. Это достаточно удобное решение. Однако оно не подходит для тех, кто имеет доступ с конфиденциальной информации.

Чтобы обеспечить безопасность совместной работы с любыми документами, Cloud4Y создал SaaS продукт на основе программного решения Nextcloud. Он предназначен для совместной работы и обмена файлами и документами. Решение аналогично другим известным облачным хранилищам, только является более безопасным. благодаря встроенным механизмам шифрования и контроля. Все данные находятся в защищённом облаке.

Nextcloud, в отличие от обычных облачных сервисов для хранения данных, является полноценной платформой для совместной работы. Здесь можно редактировать файлы в реальном времени, общаться в чатах и по видеосвязи, ставить задачи и т.п. При этом, в отличие от тех же Google Документов, платформа находится полностью под вашим контролем и обеспечивает полную приватность.

Терминальный сервер (RDP)

RDP (Remote Desktop Protocol) – это сетевой протокол связи, с помощью которого пользователи могут подключиться к удалённому компьютеру. Подобное решение позволяет решить до 95% бизнес-задач (работа с офисными приложениями, почтой, веб-браузером).

Услуга подключается в течение 1 часа, процесс не требует участия системного администратора.

В основе решения лежит технология Microsoft RDS. В облачной инфраструктуре Cloud4Y создается виртуальный рабочий стол, к которому могут подключаться пользователи. Выделяемые для работы ресурсы легко масштабируются. Увеличить мощности можно самостоятельно в любой момент. Достаточно перейти в личный кабинет. Работать с корпоративными сетями и данными на собственном сервере можно через защищённое соединение (VPN).

Преимущества решения:

• Компьютерные мощности (CPU, RAM) эффективно распределяются между пользователями, в зависимости от их потребностей.
• Есть возможность гибко управлять ресурсами виртуальной машины (CPU, RAM, HDD) в режиме реального времени
• Администрирование и управление правами пользователей осуществляется централизованно.
• Пользователи работают со знакомой ОС Windows.
• Проброс USB ключей (клиент-банк, электронная подпись).
• Резервное копирование осуществляется каждый день (от 14 точек восстановления).
• Удалённый рабочий стол доступен с любых, даже слабых компьютеров.
• Возможность использовать собственное ПО.
• Создание защищенных VPN соединений с сетями клиента.

Недостатки:

• Нельзя работать с внешними видеокартами.
• Увеличение числа пользователей создаёт большую нагрузку на сервер (необходим контроль).

Технология Virtual Desktop Infrastructure (VDI) или PC over IP (PCoIP)

Виртуализация рабочих столов по технологии PCoIP, в отличие от предыдущего решения, позволяет не делить ресурсы между сотрудниками, а создать отдельный рабочий стол под каждого из них. Он может гибко настраиваться под задачи конкретного человека.

Каждая виртуальная машина работает независимо от остальных. Это позволяет обеспечить конфиденциальность информации сотрудников.

Преимущества решения:

• Стабильная производительность
• Возможность работы с конфиденциальными данными в изолированной среде
• Допустимо использование внешних графических ускорителей (GPU)

Недостатки:

• Высокая цена услуги (требуются выделенные ресурсы и лицензии на ПО для каждого пользователя)
• Могут возникнуть сложности с пробросом внешних устройств (USB ключей, сканера, МФУ и др.)

Если вы планируете перейти на дистанционную работу, рекомендуем технологию удаленного терминального сервера (RDS). Данное решение просто подключить, оно не потребует участия системного администратора и будет экономичнее, чем организация физического офиса.

Cloud4Y предлагает бесплатный тестовый доступ к данной услуге до 1 месяца. Оставьте заявку и оцените все преимущества.