Одна из услуг, которые предлагает Cloud4Y – удалённые рабочие столы. Работодателю сложно контролировать дистанционных сотрудников, а им, в свою очередь, бывает непросто организовать свой рабочий день. Решить проблему помогают DLP-системы. Мы много лет сотрудничаем с комплексом мониторинга «Стахановец» и хотим рассказать, чем интересно это ПО, какие возможности открывает и почему отношение к такому способу контроля стоит пересмотреть.
Что такое «Стахановец»
Если коротко, то система «Стахановец» – это комплекс инструментов для учёта рабочего времени, распознавания продуктивной и вредоносной деятельности, аналитики работы сотрудников, а также предотвращения утечек информации.
Программа устанавливается на компьютеры сотрудников и собирает данные о запущенных приложениях, времени активности, посещаемых сайтах, переписке и работе с файлами. Тонкая настройка под каждый отдел и пользователя позволяет выявлять полезную и вредоносную активности, исходя из возложенных функций и задач. Система помогает определить, кого из сотрудников стоит поощрить, а за кем усилить наблюдение, кто подыскивает другую работу, а кто может «выгореть», если нагрузка не снизится.
«Стахановец» анализирует собранную информацию и представляет её в виде графических отчётов для руководителя.
Возможности и преимущества
«Стахановец» предлагает целый комплекс мер для оценки деятельности сотрудников и обеспечения безопасности данных.
Что он умеет:
- Контролировать работу сотрудников. Система собирает информацию об используемых программах, посещаемых интернет-ресурсах. Ведет учёт фактически отработанного времени, фиксирует прогулы и опоздания, анализирует продуктивность персонала, отделяет вредоносную активность от полезной работы.
- Предотвращать утечки. Поисковый движок выявляет даже запароленные архивы, которые «притворяются» другими файлами. Незаметно маркирует скриншоты с корпоративной информацией . А функционал «Антифото»предотвращает попытки сфотографировать смартфоном экран с ценными данными.
- Обеспечивать безопасность. Комплекс перехватывает текстовые и голосовые сообщения, мгновенно реагирует на различные фразы, произнесённые во время диалога. Система также оповестит, если зафиксирует нетипичное поведение пользователя: копирование, отправку или удаление файлов, открытие вкладок браузера и т. д.
При этом «Стахановец» не нуждается в мощных серверах и способен работать с минимально возможным потреблением ресурсов сервера на 10 000 и более клиентских машинах. Комплекс не конфликтует с антивирусными ПО и не загружает процессор компьютера пользователя.
Ещё одна важная особенность – установка буквально «в один клик» и возможность вести мониторинг на машинах под управлением Windows, Linux и MacOS.
Не кнут
К системам наподобие «Стахановец» сотрудники нередко относятся настороженно или негативно, воспринимая их как жест недоверия и повышенного контроля от руководства. На деле, это лишь инструмент, который работает в обе стороны. Он полезен не только руководителю, но и рядовому сотруднику. Система мониторинга помогает персоналу развиваться в финансовом и в карьерном плане.
Благодаря комплексу «Стахановец» руководители могут принимать решения, основываясь на объективных данных. Если начальнику нужно распределить премиальный фонд, то в системе учёта рабочего времени он увидит, кто из сотрудников больше времени уделял рабочим задачам и сравнит показатели по отделам. Система также помогает выявить самых вовлечённых и эффективных специалистов для продвижения их по карьерной лестнице.
Кроме этого, «Стахановец» помогает сотрудникам избежать переработок. Система учитывает фактически отработанное время, поэтому руководитель видит кто и сколько перерабатывает, а кто, наоборот, трудится меньше. Это помогает равномерно распределить задачи и избежать чрезмерной нагрузки на персонал.
Ещё один плюс в том, что система позволяет определить первые признаки выгорания у сотрудников. Это поможет руководителю вовремя выявить такого специалиста и предоставить ему отпуск или снизить нагрузку, чтобы избежать эмоционального истощения.
Мониторинг помогает персоналу и с самодисциплиной. Как показывает практика, зачастую сотрудники не понимают, как много времени у них уходит на посторонние дела. И если руководитель предоставляет специалистам доступ к результатам учета рабочего времени, это позволяет им самостоятельно выявить и устранить факторы, которые снижают эффективность их труда.
Мы попросили наших коллег из «Стахановец» рассказать о самых популярных отвлекающих факторах у сотрудников. Оказалось, что во многих российских компаниях сотрудники тратят на личные дела до 35% рабочего времени.
В топ-5 отвлекающих факторов, согласно статистике, входит:
-
Постоянная проверка почты (около 30 минут в день)
-
Разговоры и чаепития с коллегами (примерно 30 минут)
-
Соцсети и чтение новостей (около часа)
-
Разговоры по телефону и поиск информации для личных целей (около 40 минут)
-
Невозможность сосредоточиться и прокрастинация (около часа)
На случай, если сотрудник работает дистанционно со своего компьютера и не хочет, чтобы система контроля отслеживала его деятельность в нерабочее время, в комплексе «Стахановец» предусмотрен режим мониторинга «аутсорс». Работодатель позволяет сотруднику самому включать или выключать наблюдение за собой.
Но в большинстве случаев комплекс работает «без обеда», так как одна из его основных целей — предотвратить утечку данных. Если на какое-то время отключить функционал, у нарушителей появится возможность совершить неправомерные действия и слить информацию.
Где необходим «Стахановец»
Существует ряд сфер бизнеса, где контроль действий сотрудников регламентирован законодательством и является обязательным условием их деятельности. К таким организациям относятся, например, банки.
В целом, финансовая отрасль — одна из тех сфер, где системы мониторинга и защиты информации жизненно необходимы. В этот список можно занести государственные органы, оборонно-промышленный комплекс, промышленность и телекоммуникации, медицинские и фармацевтические учреждения.
Жёсткие требования объясняются необходимостью защиты такой критически важной информации, как государственная тайна, банковская и коммерческая тайна, персональные данные, производственно-технологические процессы.
Отчеты комплекса нередко помогают при решении конфликтных ситуаций. В открытом доступе есть судебные решения, где фигурирует «Стахановец». Это гражданские или уголовные дела, в которых работодатель депремировал или уволил сотрудника за нарушение корпоративных норм или раскрытие коммерческой тайны. Специалист подавал в суд на компанию, но работодатель предоставлял доказательства, собранные программой мониторинга, и высшая инстанция вставала на сторону компании.
К примеру, в телекоммуникационной компании «Стахановец» помог выявить, что один из сотрудников в рабочее время занимался просмотром развлекательного контента. Работник не согласился с дисциплинарным взысканием и понижением годовой премии за проступок и подал в суд. Однако, работодатель в качестве доказательств предоставил отчеты комплекса о посещенных ресурсах и запущенных программах за заданный период. Суд встал на сторону компании, а в выплате полной премии сотруднику отказали.
«Стахановец» на страже бизнеса
То, что «Стахановец» стоит на страже безопасности данных компании – не просто слова. Бывали случаи, когда система буквально спасала бизнес.
В одну из крупных нефтехимических компаний наняли 20 сейлз-специалистов из конкурирующей фирмы, которая недавно объявила себя банкротом.
У руководства были подозрения, что кто-то из новых сотрудников может попытаться смошенничать. Чтобы избежать рисков, за отделом решили установить контроль, взяв пилотный проект комплекса «Стахановец».
Программа мониторинга отслеживала все операции с файлами, контролировала переписку и вложения в почте, а также коммуникацию в мессенджерах. При фиксации подозрительных действий система присылала оповещения руководству. Опасения подтвердились: в течение двух недель компания выявила четырёх работников, которые попытались переслать базу данных конкурентам, а также слить конфиденциальную информацию о подаче заявки на конкурс. С недобросовестными сотрудниками пришлось расстаться, а компании удалось избежать финансовых и репутационных потерь.
Ещё одному из заказчиков в сфере электроэнергии «Стахановец» помог решить конфликтный вопрос с клиентом. Тот утверждал, что ему не предоставили документы в срок. Благодаря мониторингу отправки файлов и активности почтовых клиентов, компании удалось доказать обратное и защитить своё честное имя.
Немало и таких кейсов, где персонал в рабочее время сотрудничал с другой организацией. Такие инциденты смогли выявить и пресечь после установки комплекса.
«Стахановец» и облако
DLP-система «Стахановец» хорошо подходит для контроля работы удалённых сотрудников. Поэтому Cloud4Y предлагает вместе со своим решением виртуальных рабочих столов подключить «Стахановец».
Услуга «Виртуальный рабочий стол» позволяет компании создать сервер удаленных рабочих столов в облаке. На сервере установлено всё необходимое программное обеспечение, которое будет доступно на каждом рабочем столе. Все настройки и обновления делаются централизованно.
Сотрудники могут получить доступ к полностью готовому к работе удалённому столу через интернет с компьютера, ноутбука, мобильного телефона или любого другого устройства.
Под «Стахановец» в данном случае также разворачивается сервер централизованного управления и сбора статистики. На защищаемые виртуальные машины устанавливается агент. Для каждого агента на сервере задаются свои политики. Все собранные данные хранятся на сервере, а на рабочем месте администратора устанавливается веб-плагин для мониторинга.
«Стахановец» поможет не только организовать и контролировать работу удаленного персонала, но и предотвратить утечки информации.
